E-Mail Nutzung
Verschicken Sie ausgefüllte Dokumente oder Einladungen zum Online-Portal an Ihre Patienten direkt aus dem ControlCenter heraus.
- Die Nutzung dieser Funktion optional.
- Die Einrichtung der E-Mail-Konten und Vorlagen wird hier beschrieben.
E-Mails an den Patienten können ausschließlich über den Aktenreiter Patienten im Navigationsmenü versendet werden. Abhängig von der aktuellen Position in der Benutzeroberfläche werden die verschiedenen E-Mail-Typen angeboten.
note
E-Mails können nur an im System bekannte Patienten verschickt werden. D.h. der Export der Patientendaten aus dem medizinischen Dokumentationssystem der Praxis/Klinik ist eine Vorraussetzung für die Nutzung dieser Funktion.
Einladungen#
Wenn Sie eine Einladung an einen Patienten verschicken wollen mit der Aufforderung ein oder mehrere Formulare über das Online-Portal auszufüllen, suchen Sie zunächst den Patienten in der zugehörigen Patientenliste heraus. Wenn Sie den Patienten in der Liste ausgewählt haben, erscheinen auf der rechten Seite des ControlCenters Detailinformationen zu diesem Patienten.
Beim ersten Öffnen ist der Aktenreiter Allgemeine Daten automatisch ausgewählt. Oben rechts finden Sie die Schaltfläche für den Versand von Einladungen.
note
Sollte kein E-Mail-Konto eingerichtet sein, ist diese Schaltfläche nicht sichtbar. Die Schaltfläche ist sichtbar aber deaktiviert, wenn keine Vorlage vom Typ Einladung konfiguriert wurde.
Ist die Schaltfläche aktiv, öffnet sich der folgende modale Dialog.
Beim Öffnen wird die Standardvorlage automatisch ausgewählt. Über die oberste Auswahlliste können Sie, sollten mehrere Vorlagen konfiguriert sein, zwischen den verschiedenen Vorlagen wechseln. Es ist jederzeit möglich, den Inhalt und die verlinkten Formulare noch anzupassen. Sollte eine E-Mail-Adresse des Patienten vorliegen, wird diese automatisch eingefügt als Empfänger der Mail. Andernfalls muss diese manuell eingegeben werden. Diese wird in Anschluss im System gespeichert.
Über die Schaltfläche Senden wird die E-Mail an den Patienten versendet.
Dokumentenversand#
Wenn Sie ein oder mehrere ausgefüllte und unterschriebene Dokumente an einen Patienten verschicken wollen, suchen Sie zunächst den Patienten in der zugehörigen Patientenliste heraus. Wenn Sie den Patienten in der Liste ausgewählt haben, erscheinen auf der rechten Seite des ControlCenters Detailinformationen zu diesem Patienten.
Wechseln Sie auf den Aktenreiter Archiv. In der Dokumentenliste müssen Sie nun die Dokumente auswählen (Checkbox am Beginn der Zeile), die an den Patienten versendet werden sollen. Es muss mindestens ein Dokument ausgewählt sein.
Oben rechts finden Sie die Schaltfläche für den Versand der Dokumente.
note
Sollte kein E-Mail-Konto eingerichtet sein, ist diese Schaltfläche nicht sichtbar. Die Schaltfläche ist sichtbar aber deaktiviert, wenn keine Vorlage vom Typ Dokumentenversand konfiguriert oder kein Dokument in der Liste ausgewählt wurde.
Ist die Schaltfläche aktiv, öffnet sich der folgende modale Dialog.
Beim Öffnen wird die Standardvorlage automatisch ausgewählt. Über die oberste Auswahlliste können Sie, sollten mehrere Vorlagen konfiguriert sein, zwischen den verschiedenen Vorlagen wechseln. Es ist jederzeit möglich, den Inhalt der E-Mail noch anzupassen. Sollte eine E-Mail-Adresse des Patienten vorliegen, wird diese automatisch eingefügt als Empfänger der Mail. Andernfalls muss diese manuell eingegeben werden. Diese wird in Anschluss im System gespeichert.
info
Der Hinweis oben auf dem Dialog bezieht sich auf das Einverständnis des Patienten, die der Praxis erlaubt, Dokumente aus dem AmbulApps System an den Patienten per Mail zu verschicken. In den Formularen kann dieses Einverständnis über eine eigens dafür erstellte Einstellung abgefragt und gespeichert werden. Viele Kunden haben ähnliches bereits in der allgemeinen Datenschutzerklärung hinterlegt. Daher wird hier nur eine Warnung angezeigt, wenn die entsprechende Einstellung nicht verwendet wird. Der Versand ist trotz fehlender Einwilligung möglich.
Über die Schaltfläche Senden wird die E-Mail an den Patienten versendet.
In einer eigens dafür angelegten Spalte in dieser Ansicht wird das Datum des Versandes dokumentiert (Dokumentenversand).
Automatischer Dokumentenversand#
Über das ControlCenter können Dokumente manuell durch die Mitarbeiter der Praxis/Klinik versendet werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass Dokumente voll automatisch bzw. durch den Patienten automatisch versendet werden.
note
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn ein E-Mail-Konto und eine Vorlage vom Typ Dokumentenversand konfiguriert wurde.
Wurde ein E-Mail-Konto und eine Vorlage vom Typ Dokumentenversand konfiguriert und existiert eine E-Mail-Adresse vom Patienten, wird bei Abschluss eines Formulars ein modaler Dialog ähnlich dem Druckdialog geöffnet. Hierüber kann der Patient in AmbuPRAX bzw. der Arzt in AmbuDOC das unterschriebene Formular auf Wunsch direkt versenden.
Einige ausgewählte Formulare können auch immer automatisch nach Abschluss an den Patienten versendet werden (ohne Dialog), sollte dieser seine Einwilligung (siehe oben) erteilt haben. Dies setzen wir aktuell z.B. bei der Impfdokumentation ein. Erteilt der Patient in der Aufklärung seine Einwilligung für den Dokumentenversand und hinterlegt seine E-Mail-Adresse, dann werden alle Dokumente der Impfaufklärung inkl. der Impfbescheinigung automatisch an den Patienten versendet.
tip
Sollten Sie diese Funktion auch in Ihren individuellen Formularen wünschen, sprechen Sie uns bitte an.